Mes outils d'organisation au quotidien

mardi 12 mars 2019

5 outils (physiques ou en ligne) que j'utiliser pour gérer mes tâches et mon temps
ordinateur avec calendrier

Ces dernières années, j'ai beaucoup modifié et re-modifié de système d'organisation, et même si je ne dis pas que j'ai trouvé le système parfait et que je ne veux plus changer, ça m'a permis de découvrir différents outils et plateformes qui peuvent aider à s'organiser. Je me suis en effet rendue compte que ce qui me convenait le mieux était non pas de tout réunir dans un seul objet comme un agenda ou un bullet journal, mais d'utiliser différents outils, plateformes et objets pour m'organiser au quotidien. Dans cet article, je te présente donc les cinq outils que j'utilise le plus en ce moment.

Le bullet journal

mon bullet journal
crédit image : EB
Le bullet journal, c'est là où tout a commencé. Je ne dis pas que j'ai commencé à utiliser un bullet journal dès l'enfance, mais avant ça, que ce soit à l'école ou au gymnase (c'est comme ça que s'appelle le lycée dans la région de Suisse où j'habite), je n'avais pas besoin ou envie de m'organiser très sérieusement, et c'est donc au mois de septembre de l'année où j'ai commencé l'université que j'ai créé mon premier bullet journal. J'aimais bien sa formule tout en un, et je voulais organiser absolument toute ma vie à l'intérieur, que ce soit les évènements dans ma vie, les tâches du quotidien ou les travaux liés à l'université.

Si tu ne connais pas le Bullet Journal (BuJo pour les intimes), c'est un système très flexible qui est devenu très populaire alors que l'idée est super basique : avoir un carnet où tu t'organises de manière minimaliste (au départ) en écrivant tes tâches à la main, et en ayant une page pour organiser chaque mois. Le concept du Bullet Journal a un peu évolué, et on trouve maintenant des carnets magnifiquement ornés, et des gens qui prennent des heures à créer des calendriers ou des « trackers » compliqués et colorés. Mais l'idée principale, ce n'est pas que ce soit obligatoirement une magnifique oeuvre d'art, mais que ce soit un système que chacun crée pour soi de manière adaptée à ses besoins, en ajoutant les pages qu'on veut, et en pouvant faire évoluer le système au fil du temps. L'idée est que tu peux aussi l'utiliser comme journal, en mélangeant les tâches avec les comptes-rendus et les souvenirs liés à des moments de ta vie.

Pour ma part, je l'ai fait évoluer au fil du temps : je voulais vraiment l'utiliser pour tout, et j'ai donc essayé plein de façons de l'adapter à ma vie et à mes besoins, avant de me rendre compte qu'il m'était beaucoup plus simple et pratique de ne pas l'utiliser tout seul. Ce qui me plait le plus dans le Bullet Journal, c'est de pouvoir écrire mes tâches quotidiennes chaque matin, et remplir les petits carrés quand elles sont accomplies. Du coup, c'est ça que j'ai gardé, et mon Bullet Journal ressemble maintenant à une succession de pages remplies de tâches quotidiennes sans organisation par semaine ou par mois, dans lequel j'aime rajouter des petits stickers et autres décorations, parfois prendre des notes pendant des conférences ou des événements, faire des listes de tâches pour des voyages ou autre, ou encore faire des pages un peu plus « journal » où je mets des photos ou des souvenirs liés à un événement (peut-être que pour certains ça n'a pas de sens de mettre ça avec, mais je trouve que ça fonctionne puisque je n'ai pas d' « art journal » et que le journal dans lequel j'écris n'est pas adapté pour les entrées comme celles-ci).

→ Le concept « original » du Bullet Journal
→ Un exemple de Bullet Journal hyper pimp par Chey Barton

Google Calendar

capture d'écran de Google Calendar
Lorsque j'ai réalisé qu'écrire, dessiner, ou même imprimer un calendrier pour le mettre dans mon Bullet Journal était beaucoup trop long et inutile pour moi, je me suis tournée vers un calendrier électronique. L'atout principal pour moi au départ était que je notais déjà les évènements divers de ma vie dans mon téléphone quand je n'avais pas mon Bullet Journal, et que d'utiliser un calendrier en ligne pour tout me semblait plus pratique que de devoir recopier mes événements dans des calendriers dont les petits carrés sont si petits qu'il n'y a pas la place pour faire plus de deux choses par jour… J'ai donc adopté Google Calendar, qui est très pratique d'utilisation et qui se synchronise facilement avec le calendrier de mon téléphone. Je l'utilise maintenant en ligne sur mon ordinateur (il fait toujours partie de mes onglets) et sur mon téléphone. J'utilise différents « calendriers » avec un système de couleurs pour organiser ma vie : « événements » (pour tous les évènements divers), « travail » (pour mes heures de travail à mon job d'étudiante), « uni - deadlines & examens » et « uni - homework & infos ». Enfin, je synchronise mon calendrier Google avec mes horaires de cours pour pouvoir m'organiser et consulter mes horaires et les salles de classe où je dois me rendre. J'ai aussi créé un calendrier « blog » pour organiser mes articles, que j'utilise peu car je prévois généralement le sujet de mes articles au moment où je les écris.

Les avantages principaux de Google Calendar sont qu'il est très efficace et présente peu de bugs, et qu'il est assez pratique et facile à utiliser. J'aime aussi les couleurs qui sont proposées pour les calendriers et l'aspect graphique général de la version web. Cela dit, je pense que iCal est probablement pratique aussi et présente des avantages si tu utilises un ordinateur et un téléphone Apple. Ce n'est pas mon cas, du coup je n'ai jamais testé iCal, et Google m'a semblé être l'option logique.

→ Pour aller sur Google Calendar

Habitica

capture d'écran de Habitica
Habitica, c'est un site que j'ai découvert il y a très peu de temps et que j'ai déjà adopté. Le concept, c'est de tuer des monstres et gagner de l'expérience et de l'or (pour améliorer ton équipement) simplement en accomplissant tes tâches de la journée ! Il y a plein d'autres détails que je ne vais pas forcément mentionner ici, mais je trouve le principe de ce site assez motivant et amusant. Et on peut avoir des montures et des animaux de compagnie ! Le gros plus d'Habitica, c'est que cela me permet d'avoir l'impression de jouer à un jeu vidéo sans « perdre » du temps que je pourrais consacrer à du travail universitaire ou des projets, puisque je suis justement productive et j'accomplis des tâches. J'aime aussi l'aspect communautaire même si j'ai tendance à être timide et solitaire. Comme je l'avais dit dans mon article précédent sur la créativité, j'ai rejoint une guilde nommée Creative Minds qui m'a permis d'échanger avec d'autres personnes créatives. Il y a aussi un système de « Party » : pour combattre des monstres, il faut faire partie d'un groupe avec d'autres gens et les combattre ensemble. Ce que je pourrais reprocher au site, c'est son apparence graphique qui ne me plaît pas trop, même si elle convient tout à fait au site avec son esthétique jeux vidéos retro. J'utilise Habitica surtout pour gérer des « Dailies », les habitudes quotidiennes que je veux avoir, et parfois les « Habits », les habitudes et les tâches que je veux faire régulièrement mais pas chaque jour (que j'ai tendance à oublier de cocher).

→ Pour aller sur Habitica

Trello

capture d'écran de Trello
Trello, c'est un site et une application de téléphone dont on entend beaucoup parler en ce moment, notamment parce qu'ils ont sponsorisé plein de youtubeurs et youtubeuses qui en ont parlé dans leur vidéos. J'ai commencé à m'y intéresser quand j'ai décidé de trouver une nouvelle application pour mes listes diverses, qui étaient un peu éparpillées. J'ai aussi adopté Trello à un moment où je commençais à développer mon blog, et je l'utilise toujours beaucoup pour son organisation. Trello permet de créer des « tableaux » sur lesquels sont alignées différentes listes. On peut déplacer les « cartes » entre les listes, leur mettre des descriptions ou des listes de tâches, et rajouter des fonctionnalités nommées « Power-Ups » comme un calendrier que l'on peut lier à ses tâches. Sur Trello, j'ai un tableau « Vie » dans lequel je mets toutes sortes de listes liées à différents domaines de ma vie, qui est pour le moment un peu brouillon parce que je n'ai pas encore établi ce dont j'ai besoin, mais il contient notamment une liste de choses à acheter, une wishlist d'envies qu'on pourrait m'offrir, et une liste d'idées de cadeaux que je pourrais offrir à mes proches. J'ai aussi, comme mentionné, mon tableau « Blog », dans lequel je note toutes mes idées d'articles, j'organise quels articles je vais sortir à quel moment, et je note aussi les tâches diverses liées au développement et à la gestion de mon blog. J'ai aussi un tableau nommé « Vie en construction », dédié à mon futur, pour ne pas oublier les rêves et les projets auxquels je ne peux pas me consacrer pour le moment, et noter des idées de projets lointains.

→ Pour aller sur Trello

Google Tasks

capture d'écran de Google Tasks sur téléphone
(Cette image est très zoomée parce que le format était au départ celui de mon téléphone)
J'ai hésité à mentionner Google Tasks, que je n'utilise que ponctuellement. Mais l'application fait un bon duo avec Google Calendar, et propose depuis peu une application mobile. L'application mobile est très simple et souffre selon moi d'un cruel manque de fonctionnalités, malgré que je comprenne sa visée « minimaliste ». Je l'utilise pour dépanner, lorsque j'ai besoin d'une liste de commissions pour des courses à faire plus tard, ou que je veux organiser ma journée sans avoir mon Bullet Journal à portée de main. Sur l'ordi, j'utilise Google Tasks à partir de Google Calendar : lorsque j'ai beaucoup à faire, j'ai parfois envie de répartir mes tâches sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines, et Google Calendar permet d'intégrer les tâches directement au calendrier. C'est très pratique, mais j'utilise peu cette fonctionnalité parce que je sais que j'ai tendance à ne pas me tenir à ce type de répartition à l'avance, et que cela risque de juste me stresser encore plus. Je préfère organiser mes tâches quotidiennes à la main dans mon Bullet Journal ; je ne sais pas pourquoi, mais c'est vraiment la méthode qui me convient le mieux.

Voilà donc les outils d'organisation dont je me sert les plus ces derniers temps. J'espère que tu auras fait des découvertes utiles, ou que tu auras trouvé ça intéressant. Je sais que mon système organisationnel va probablement encore changer, peut-être pendant toute ma vie, puisque j'ai régulièrement des « phases » durant lesquelles j'ai envie de changer quelque chose dans ma manière de gérer ma vie sans qu'il n'y ait vraiment de problème… Mais comme je trouve que ça ne fonctionne pas trop mal ces derniers temps, j'ai estimé qu'il était quand même pertinent de parler des outils que j'utilise actuellement !

Question du jour : Et toi, quel est/sont ton ou tes outil(s) d'organisation de prédilection ?

Salutations organisées,
Emilie


crédit image titre : EB

2 commentaires:

  1. Hello :) merci pour cet article je ne connaissais pas Habitica ça a l'air rigolo :P

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    1. Oui, c'est vraiment sympa, et on en entend peu parler alors que beaucoup de gens utilisent !

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